OMS-Tiedotteet

Tiedotejärjestelmä yrittää lukea tässä tietovarannossa olevat tiedostot tiedotteina ja hoitaa niiden taittamisen ja lähettämisen.

Järjestelmän käyttö ja toiminta

Tiedotetiedoston voi lisätä mihin tahansa hakemistoon millä tahansa nimellä, mutta sen tulee olla muotoiltu markdownina (tosin siinä voi käyttää pandocin oletuslaajennuksia). Markdown-tiedostot päättyvät yleensä .md, joten tiedotetiedostoille kannattaa käyttää samaa päätettä.

Tiedotetiedoston tulee alkaa metadatalohkolla, joka määrittää mm. lähetysajan, tiedotteen otsikon ja muotoilun tarkistajan. Metadatalohko alkaa ja päättyy kolmeen tavuviivaan (---) eikä sen sisällä saa olla tyhjiä rivejä. Esimerkiksi:

---
otsikko: OMS-testitiedote 1
deadline: 2023-08-06T00:00:00+03:00
lähetysaika: 2023-08-07T10:00:00+03:00
tarkistaja: saku.laesvuori@mail.olarinmaensamoojat.fi
---

Aikaleimat deadline ja lähetysaika on muotoiltava tarkasti tässä muodossa, eli YYYY-MM-DDTHH:MM:SSAIKAERO. Numeroiden määrän on täsmättävä, eli alussakaan olevia nollia ei voi jättää pois (esim. 2023-8-6T10:00:00+3:00 olisi väärin). Aikaero on annetun ajan vyöhykkeen ero UTC:hen, eli Suomessa kesäaikaan +03:00 ja talviaikaan +02:00.

Tarkistajia voi olla useampia, jolloin ne merkataan omille riveilleen ja rivit aloitetaan tavuviivalla. Esimerkiksi:

tarkistaja:
- saku.laesvuori@mail.olarinmaensamoojat.fi
- saku@laesvuori.fi

Kun deadline on ylittynyt, tiedotteesta lähetetään esikatseluversio sähköpostilla kaikille sen tarkistajille. Tarkistajat lukevat tiedotteen läpi ja tekevät tarvittaessa viimeiset muutokset. Deadlinen jälkeen tehdyistä muutoksista lähtee heti uusi esikatselu. Kun tiedote on valmis, tarkistaja vastaa esikatseluviestiin sähköpostilla, jossa on vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Jokaisen sähköpostiosoitteen pitää olla yksin omalla rivillään normaalissa tekstissä. Mikäli et ole varma, lähettääkö sähköpostiohjelmasi viestit raakatekstinä vai HTML:nä, kannattaa sähköpostit laittaa viestiin tekstitiedostoliitteessä (.txt, wordin yms. dokumentit eivät ole tekstitiedostoja). Vastaanottajien lähettämisen jälkeen tiedote lähtee kaikille vastaanottajille lähetysaikaan. Vastaanottajat täytyy lähettää vastauksena uusimpaan esikatseluun; vanhempaan versioon vastaaminen ei tee mitään. Aiemmin lähetetyt vastaanottajat nollaantuvat, jos tiedotteeseen tehdään muutoksia ja siitä lähetetään uusi esikatselu. Tällöin vastaanottajat täytyy lähettää uudestaan vastauksena uuteen esikatseluun.

Jos tiedoteen lähetysaika ohittuu ilman, että sille on määritetty vastaanottajia, se vanhenee eikä siitä tule esikatseluita eikä sitä voi lähettää ennen kuin sen lähetysaika on uudelleen siirretty tulevaisuuteen.

Esimerkki kokonaisesta tiedotteesta löytyy tiedostosta esimerkkitiedote.md.

Tiivistelmä

1. Tiedotteelle luodaan tietovarantoon tiedosto, jossa on tarvittava metadata
2. Tiedostoon kirjoitetaan tiedotteen sisältö
3. Metadatassa määritellyn deadlinen jälkeen tiedotteesta lähetetään esikatselu metadatan mukaiseen sähköpostiosoitteeseen
   • Tämän jälkeen kaikki muokkaukset tiedostoon lähettävät uuden esikatselun
4. Esikatselun saaja tarkistaa tiedotteen ja ollessaan siihen tyytyväinen vastaa siihen sähköpostilla, jossa on tiedotteen vastaanottajien sähköpostiosoitteet
5. Tiedotejärjestelmä lähettää tiedotteen yksitellen kaikille vastaanottajille metadatassa määriteltyyn aikaan

Kysymyksiä järjestelmästä voi lähettää Sakulle.